Alors on retourne au bureau en 2021 ?

Selon l’enquête (sondage national mené par Génie des Lieux sur le futur des entreprises et de leur lieu de travail), publiée par Workplace magazine ( 2 février 2021 - 2021, « Année du retour au bureau ? »), cette année une importante majorité (77 %) des entreprises souhaiterait faire revenir ses collaborateurs au bureau. Le deuxième objectif, pour 62 %, serait d’améliorer l’aménagement des espaces afin de mieux gérer l'hybridation quasi-inévitable du travail : à distance et en présentiel.

Pour s'adapter à cette situation, il est nécessaire de trouver des solutions de travail collaboratif, pour pouvoir travailler ensemble efficacement, avec une excellente connectivité, où que l'on soit, au bureau ou à la maison.

Pour tous les chantiers à venir, la question du réaménagement des bureaux et l'organisation des nouveaux modes de travail, qui en découleront seront donc essentiels.

Cette question du réaménagement des bureaux vise bien à anticiper les nouveaux modes de travail et répondre au contexte sanitaire, nous voyons 2 axes de transformation :

1^er axe : organiser la FLEXIBILITÉ de vos bureaux

Il s’agit en réalité de penser à simplifier l’organisation, fluidifier les échanges, la mobilité interne, favoriser la transversalité et le partage entre les équipes, car la capacité d’innovation doit rester intacte ou encore mieux, être amplifiée.

Donc, désormais, l’organisation des lieux est pensée autour du concept d’activity-based office soit « un lieu = un usage ». Les collaborateurs ont ainsi accès à des espaces différents pour leurs différentes tâches de la journée : des espaces de concentration, des espaces de travail collectif, avec des salles de réunion à thème, des espaces projets, des espaces de convivialité...

Cette mise en place du flex-office s’organise ! Il faut, avec des solutions de gestion et de réservation des espaces de travail, comme celles, par exemple, de SharingCloud, leader européen des solutions de Smart Office, permettre d’attribuer et d’optimiser ces différents espaces. Avec le télétravail, les bureaux ne sont plus attribués, mais tournants et gérés par ce type de solutions, connectées au calendrier de l’entreprise. On viendra moins au bureau, mais avec comme objectif en y étant, de brainstormer, de partager, d’interagir et de pouvoir enregistrer ces nouvelles sessions de travail…

Le télétravail génère chez les individus, un manque certain d’interactions sociales. Certains ont besoin de retourner au bureau, de côtoyer leurs collègues. Pas forcément à plein temps. Mais pour que cette vie sociale salutaire soit rendue possible, il faut mettre en place des dispositifs.

Créer des lieux, dans lesquels la sécurité sanitaire est intégrée, pour recréer du lien.

2^nd axe : unifier votre outil de COMMUNICATION et penser à son INTEROPÉRABILITÉ

Pour répondre à la question de l’hybridation du travail entre distanciel et présentiel la mise en place d’une collaboration unifiée et structurée (ou Visioconférence) dans les entreprises, maintenant que cet outil s’est invité chez nos collaborateurs avec le télétravail, est indispensable.

La pandémie a en effet imposé un déploiement quasi forcé des solutions de webconférence ; avec deux acteurs majeurs Zoom et Microsoft, avec Skype for Business puis Teams.

Cette évolution marque la fin des solutions de visioconférence traditionnelle.

Un peu de retour en arrière ; avant cette période COVID19, nous avions 3 types d’entreprises :

• Les entreprises non équipées en système de visioconférence,
• Les entreprises équipées uniquement de systèmes de visioconférence de salle de réunion,
• Les entreprises qui avaient fait le choix d’interconnecter de la webconférence (visio PC) et des salles de réunion.

La brutalité du 1er confinement a obligé toutes les entreprises à déployer des logiciels de webconférence et à ne plus utiliser leurs salles de visioconférence.

Quelle que soit la situation des entreprises en termes d’équipement en solutions de visioconférence, tout le monde est face à la même problématique : comment facilement interconnecter les salles de visioconférence des entreprises avec les télétravailleurs ?

L’interopérabilité des systèmes est maintenant au cœur de toutes les préoccupations : chacun d’entre nous a été déjà confronté à la problématique de recevoir une invitation et de ne pas être en mesure de rejoindre cette réunion virtuelle avec les outils mis en place par l’entreprise.

Par exemple, la solution la plus déployée, Teams, est très peu interopérable avec les systèmes traditionnels. L’interopérabilité n’est possible qu’au moyen de passerelles CVI, comme Pexip, BlueJeans, Poly, qui ne fonctionnent qu’en appels entrants vers Teams. Autrement dit, il est nécessaire de s’équiper d’une passerelle pour permettre aux interlocuteurs des utilisateurs Teams de les rejoindre dans une réunion Teams s’ils sont équipés d’autres systèmes comme Cisco Webex, Poly StarLeaf, LifeSize, Zoom…
C'est une expérience utilisateur assez difficile à faire accepter... Sans parler de la perte de temps et de productivité liée à ces écueils techniques.

En synthèse, actuellement, aucune solution idéale et totalement interopérable ne se dégage ! Malgré tout, une tendance apparaît : elle consiste pour l’entreprise à choisir un moteur vidéo type Teams, Zoom, GoToMeeting, StarLeaf, LifeSize ; choisir des équipements de salle dédiés à ce moteur vidéo et d’y ajouter la fonction BYOD.

Comment travailler en équipe, où que l'on soit et quels que soient les équipements ?

Nous pouvons vous accompagner sur ces 2 axes :

Étudier une solution d’équipement audiovisuel de vos bureaux et/ou mise en place d’une communication unifiée, vous la proposer et l’installer !

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