Visioconférence : Zoom, Teams et autres solutions... Laquelle choisir ?

En présentiel, en distanciel ou multimodale, les réunions ne s'arrêtent jamais dans les entreprises, les cours continuent dans les établissements scolaires ou les universités et les conférences permettent toujours de transmettre le savoir ou de partager des idées.

Pour permettre à ces activités essentielles de se dérouler dans les meilleures conditions possibles, en présentiel ou en distanciel, la visioconférence est plus que jamais un outil de première nécessité, que ce soit dans le monde du travail, la relation client, dans les milieux de l'enseignement, des centres de formation ou en médecine...

Notre société de communication entre dans une nouvelle ère : la digitalisation.

Faire du télétravail, organiser une réunion, dispenser un cours, faire une présentation, une conférence, … Tout cela passe désormais par des solutions de visioconférence.

La communication audio et vidéo en temps réel vient de connaître une évolution fulgurante.
Avec elle, des services annexes se sont développés : le partage d'écrans, la messagerie instantanée, les outils de travail collaboratif à distance, la prise de rendez-vous, la mise à disposition de fichiers et documents en ligne ou sur le cloud, les liens et passerelles entre les applications...

Pratiquement inconnues du grand public il y a encore peu de temps, les noms de ces solutions font maintenant partie de notre quotidien.

Pour vous aider à y voir plus clair, nous vous avons résumé les deux principales solutions de visioconférence du marché, avec leurs avantages spécifiques et parfois leurs inconvénients.

Visioconférence Zoom : La simplicité d'une plateforme unifiée

Zoom fait partie des meilleures solutions du marché des réunions à distance en visioconférence. (nommé leader du Magic Quadrant 2020 de Gartner).

Les particularités de Zoom :

En plus de la visioconférence, cette solution permet de se connecter en audio à une réunion par le réseau téléphonique, bien utile en cas de mauvaise connexion par internet.

On peut bien-sûr partager un ou plusieurs écrans, partager le son.

Une messagerie chat instantanée permet de communiquer par écrit avec un ou plusieurs participants pendant la réunion, ou d'envoyer un fichier en privé ou à tout le monde.
Zoom propose une fonctionnalité pour lever la main avant de s'exprimer.

On ne souhaite pas forcément montrer derrière soi le décor privé de son intérieur : on dispose d'arrière-plans personnalisés.

Zoom Rooms permet de connecter ses salles de conférence. La vidéoconférence peut se faire avec les participants présents dans la salle et ceux qui sont à l'extérieur.

Zoom Webinar est une solution intéressante pour faire des webinaires avec jusqu'à 1000 participants et de nombreuses possibilités : formulaire d'inscription, replay, y compris pour les participants inscrits après l'événement...

Une version de base gratuite mais limitée permet de découvrir cette solution de visioconférence et de se familiariser avec cet outil. En version gratuite, les réunions sont limitées à 40 minutes.

Pour la version payante, seule la personne qui invite doit posséder une licence. Les participants n'ont pas besoin de créer de compte.

Côté avantages, Zoom est une solution pratique et simple d'utilisation, qui convient très bien pour les PME.
On peut l'utiliser sur Windows ou MacOS, ou même depuis un navigateur Web.
Sa version gratuite peut être une solution de dépannage temporaire, mais elle n'offre pas toutes les possibilités d'une version avec licence professionnelle.

Côté inconvénients, la sécurisation des données peut présenter quelques lacunes chez Zoom, qui lui ont valu des critiques.

Visioconférence Teams : la plateforme collaborative selon Microsoft

Tout comme Zoom, Microsoft Teams offre les meilleures fonctionnalités pour réussir ses visioconférences en entreprise.

Avec la possibilité d'accueillir jusqu'à 10 000 participants, cette solution est parfaitement taillée pour les grandes entreprises.

Microsoft Teams est fait partie de Microsoft 365, ce qui permet de combiner cette solution de visio avec les autres logiciels intégrés : Excel, Word, Outlook...

La solution Teams va au-delà de son concurrent Zoom, dans ses fonctionnalités de travail collaboratif. Elle permet de créer des équipes et de faire de la gestion de projet, ou par exemple, de charger et de modifier à plusieurs des fichiers partagés, hébergés sur le cloud de Microsoft.

Rappelons que quelques années après avoir racheté Skype, Microsoft a préféré Teams à Skype for Business.

Dans le domaine de la messagerie instantanée, le grand concurrent de Teams est Slack, leader de ce marché.

Teams présente des avantages certains :

Contrairement à Zoom, les données sont chiffrées et la sécurité est très bien assurée par l'authentification multi-facteurs, chez Teams. Cet enjeu peut être majeur pour de nombreux utilisateurs.

La puissance de Microsoft : intégrée à Microsoft 365, Teams dispose de la richesse des applications combinées de ce package.

La capacité collaborative de Teams offre à ses utilisateurs un atout supplémentaire par rapport à Zoom.

En revanche, si Teams interagit bien avec les logiciels de sa famille, en dehors de Microsoft, cette solution de visioconférence présente un gros défaut d'interopérabilité avec les autres environnements.

Teams manque d'interopérabilité avec les autres systèmes. Pour corriger cet inconvénient, il faut s'équiper de passerelles CVI, comme Pexip, BlueJeans, Poly, qui ne fonctionnent qu’en appels entrants vers Teams.

Pour pouvoir participer à une réunion Teams, c'est ce qu'on va devoir faire si on est équipé d'un système Cisco Webex, Poly StarLeaf, LifeSize, Zoom, etc.

En conséquence : beaucoup de temps perdu et mauvaise expérience pour l'utilisateur.

Les autres acteurs de la Visioconférence

Si Zoom et Teams occupent à l'heure actuelle une place à part pour organiser des réunions virtuelles, d'autres outils ont aussi fait leurs preuves sur le marché :

• GoToMeeting, un système de visioconférence comparable à Zoom dans ses fonctionnalités, dédié aux professionnels, pour organiser ses rendez-vous professionnels à distance
• Skype, permet de connecter jusqu'à 10 personnes en vidéo et de faire du partage d'écran
• Google Hangouts, pour les particuliers et Google Meet pour les professionnels
• Whereby, fonctionne depuis un navigateur, sans installation requise.
• Jitsi Meet, open-source et donc gratuit. Permet de développer sa solution propre
• Cisco Webex, permet des réunions en vidéo, avec partage d'écran et tableau blanc interactif
• LiveStorm, avec des outils complets intéressants, de flux de travail, dont un bon nombre sont disponibles gratuitement
• Xroom
• 8x8 Meetings
• VooV Meeting
• EzTalks
• Around
• Blizz
• U Réunion
• ...

Comment unifier votre outil de communication ?

Les équipements ont allègrement conquis tous les supports : les smartphones, les ordinateurs, sont équipés de caméras et de micros. Les postes de travail, les salles de réunion ou les espaces dédiés aux conférences ou aux formations ont intégré des écrans, du matériel audiovisuel, des réseaux HD sans fil et des postes de contrôle à distance, pour un bon fonctionnement de cette technologie.

Il faut pouvoir combiner la visioconférence en salle de réunion, en amphithéâtre... avec la web-conférence en ligne, sur le PC des participants, à distance, en télétravail par exemple.

C'est à ce niveau que les choses ont tendance à devenir problématiques.

Comment transmettre l'audio et la vidéo dans tous les environnements imaginables, unifier les outils mis à disposition et apporter les services que l'évolution de nos modes de travail ont rendus obligatoires ?

Hors, avec la nécessité du télétravail, certaines contraintes se font sentir : l'internet à haut débit n'est pas distribué partout. Il faut pouvoir garder le contact quelle que soit la connexion disponible. Parfois, seul un appel audio est possible, par une liaison téléphonique. Comment concilier la communication entre les participants à une réunion, dont certains peuvent être sur téléphone mobile, certains sur leur ordinateur de bureau, et d'autres dans une salle de réunion. Sachant qu'ils n'ont pas la même connexion, pas le même matériel ni les mêmes logiciels ?
Cela représente souvent beaucoup d'énergie gaspillée et de temps perdu pour arriver à établir une connexion. Avec un coût important à la clé pour les entreprises et les organisations.

À ce jour, il n'existe pas de solution de visio parfaite, peu coûteuse, simple d'utilisation, avec des modules additionnels utiles, qui servent bien le message audio et vidéo quels que soient les systèmes émetteurs et récepteurs, facile à installer sur n'importe quel support...

La méthode du moment consiste à choisir un moteur vidéo type Teams, Zoom, GoToMeeting, StarLeaf, LifeSize ; acquérir les équipements de salle nécessaires pour ce moteur vidéo et d’y ajouter la fonction BYOD.

Contactez-nous pour obtenir plus d'informations sur ces systèmes complexes, et nous faire part de vos besoins en ressources, en équipements et en intégration de solutions de visioconférence.
 

Pour aller plus loin, découvrez un autre article sur ce sujet : Alors on retourne au bureau en 2021 ?