Un système de réservation de salles de réunion, où comment optimiser vos espaces de réunion...

La collaboration est au cœur de l’efficacité : comment accompagner ce travail collaboratif et lui donner les moyens de se concrétiser grâce à des espaces de travail bien conçus, équipés et faciles d’accès. C’est tout l’enjeu des systèmes de réservation de salles.

Dans la continuité des infrastructures de visioconférence, de l’affichage dynamique et de l’équipement audiovisuel des salles de réunion, nous accompagnons de plus en plus fréquemment nos clients sur la mise en place d’une solution de réservation de salles.

Les différentes solutions proposées dépendent évidemment des contraintes techniques et financières : nous proposons régulièrement les solutions des fournisseurs EVOKO, CONDECO, SHARINGCLOUD et AMX.

Pour répondre aux différents besoins, ces solutions de réservation sont variées : elles fonctionnent grâce à des écrans de porte, interconnectables sur le serveur de messagerie de l’entreprise ou offrent des solutions soft plus complètes qui apportent un niveau de service élevé.

La solution, la plus simple et la plus basique, EVOKO, permet à l’aide d’un simple écran tactile en entrée de salle, de réserver une salle de réunion et de visualiser la programmation de cette salle. Evoko Room Manager s'intègre parfaitement avec le serveur de messagerie en place dans l’entreprise.

Les automates d'AMX pour le pilotage des équipements audiovisuels, via leurs dalles tactiles, proposent également la brique «réservation de salle ».

Les solutions les plus abouties sont les solutions soft de SHARINGCLOUD et de CONDECO. Plus performantes, avec un niveau d’intégration plus important, elles permettent d’associer aux réunions différents niveaux de service : bien sûr la visioconférence, mais aussi la réservation de repas, de taxis, l’accueil des visiteurs… On peut également administrer le profil des collaborateurs afin de leur attribuer des droits et des services différents en fonction de leurs responsabilités.

Quelle que soit la solution retenue, le résultat est immédiat  : 

- les utilisateurs bénéficient d'une salle de réunion dimensionnée correctement avec l'équipement nécessaire au niveau de collaboration : vous réduisez ainsi le stress de vos collaborateurs en les aidant à administrer très simplement leurs réunions,

- la flexibilité est encouragée grâce à une solution simple de réservation, vos collaborateurs ont la sensation de disposer de plus d’espaces de réunion,

- les espaces de travail sont correctement utilisés : il est possible d'analyser la répartition des bureaux avec leur utilisation réelle, alors que l’on constate qu’en moyenne 20 à 30% des salles de réunion sont réservées et non occupées.

IRELEM est votre interlocuteur privilégié pour la mise en place de l'une de ces solutions !